چگونه در دوران دورکاری ارتباطات کاری را مدیریت کنیم؟

روند رشد دورکاری در سال‌های اخیر به‌سرعت در حال اوج گرفتن است. طبق گزارشی از مرکز تحقیقات Pew، در سال 2022، 36 درصد از کارمندان آمریکایی به صورت تمام‌وقت یا پاره وقت، از راه دورکار می‌کردند. این در حالی است که این رقم در سال 2020، تنها 22 درصد بود.

دورکاری مزایای زیادی برای کارمندان و کارفرمایان دارد. از جمله این مزایا می‌توان به کاهش هزینه‌های حمل‌ونقل، افزایش بهره‌وری و بهبود تعادل بین کار و زندگی اشاره کرد. با این حال، دورکاری چالش‌های منحصربه‌فردی را برای ارتباط و همکاری بین تیم‌ها و همکاران به وجود می‌آورد.

در محیط کار سنتی، افراد به طور منظم با هم تعامل دارند و می‌توانند از زبان بدن و سایر نشانه‌های غیرکلامی برای درک یکدیگر استفاده کنند. در زمان دورکاری، این تعاملات کمتر اتفاق می‌افتد و این امر می‌تواند منجر به سوءتفاهم و کاهش بهره‌وری شود.

در این مقاله از وبلاگ هلدینگ چابک، به این موضوع می‌پردازیم که چرا ارتباطات کاری در زمان دورکاری مهم و چالش برانگیز است. سپس، راه‌حل‌ها و مثال‌هایی از نحوه مدیریت مؤثر آن ارائه می‌دهیم.

چرا ارتباطات کاری در دورکاری مهم و چالش برانگیز است؟

ارتباطات کاری شامل تبادل اطلاعات، ایده‌ها، بازخوردها و احساسات بین همکاران، مدیران، مشتریان و سایر ذی‌نفعان است. این امر برای دستیابی به اهداف، حل مشکلات، ایجاد اعتماد و پرورش فرهنگ کاری مثبت ضروری است.

در زمان دورکاری که در حین آن افراد در مکان‌های مختلف کار می‌کنند، ارتباطات کاری می‌تواند چالش‌برانگیز شود. از جمله این چالش‌های اصلی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

ازدست‌دادن ارتباط بصری و غیرکلامی: در محیط کار حضوری، افراد می‌توانند از زبان بدن و سایر نشانه‌های غیرکلامی برای درک یکدیگر استفاده کنند. با این حال، در شرایط دورکاری، این نشانه‌ها از بین می‌روند. که سبب ایجاد سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و افزایش خطر استرس شود.

افزایش احتمال سوءتفاهم: بدون نشانه‌های بصری و غیرکلامی، معنا، لحن یا زمینه یک پیام می‌تواند به‌اشتباه تعبیر شود. این امر می‌تواند منجر به سردرگمی، ناامیدی، درگیری یا فرصت‌های ازدست‌رفته شود.

کاهش حس تعلق و همکاری: در محیط کار حضوری، افراد به طور منظم با هم تعامل دارند. این امر می‌تواند به ایجاد حس تعلق و همکاری کمک کند. با این حال، در زمان دورکاری، این تعاملات کمتر اتفاق می‌افتد. این امر می‌تواند منجر به احساس انزوا و کاهش انگیزه و مشارکت شود.

افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی: دورکاری می‌تواند منجر به افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی شود. این امر به دلیل چالش‌هایی مانند مدیریت نقش‌ها و مسئولیت‌های متعدد، کنارآمدن با عدم‌اطمینان و ابهام، و ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی است.

حفظ ارتباطات کاری در هر محیط کاری، چه حضوری و چه دورکاری، ضروری است. در زمان دورکاری، ارتباطات کاری می‌تواند چالش‌برانگیزتر شود. با استفاده از راهکارهای مناسب، می‌توان ارتباطات کاری را در حین دورکاری به‌صورت مؤثرتر مدیریت کرد.

چگونه ارتباطات کاری را هنگام دورکاری مدیریت کنیم؟

ارتباطات کاری در زمان دورکاری می‌تواند چالش‌برانگیزتر از محیط کار حضوری باشد. این امر به دلیل وجود عواملی مانند از دست رفتن ارتباط بصری و کلامی، افزایش احتمال سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و همکاری، و افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی است. برای غلبه بر این چالش‌ها و حفظ ارتباط کاری مؤثر در دورکاری، می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد.

استفاده از ابزار ارتباطی مناسب: ابزارهای ارتباطی مناسب مانند ویدئوکنفرانس برای ارتباط چهره‌به‌چهره، پیام‌رسان‌های فوری برای تعامل سریع و شبکه‌های اجتماعی داخلی برای تقویت ارتباطات اجتماعی، به بهبود کارایی و کیفیت ارتباطات دورکاری کمک می‌کنند.

تنظیم هنجارهای ارتباطی: هنجارهای ارتباطی با تعیین قواعدی برای زمان پاسخگویی، ساعات در دسترس بودن و کانال‌های ارتباطی مناسب، به وضوح ارتباطات و کاهش سردرگمی در تیم‌های دورکار کمک می‌کنند.

ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی: ارتباطات غیررسمی در دورکاری با اشتراک‌گذاری داستان‌ها، علایق و فعالیت‌های مجازی مانند استراحت قهوه یا بازی‌ها، به تقویت اعتماد، ارتباط مؤثر و حس تعلق کمک کرده و فرهنگ کاری مثبت را تقویت می‌کنند.

تکنیک‌های بهینه‌سازی ارتباطات در دورکاری

در ادامه، هر یک از راهکارهای فوق را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.

استفاده از ابزار ارتباطی مناسب

انتخاب ابزارهای ارتباطی مناسب برای اهداف و موقعیت‌های مختلف، اهمیت زیادی دارد. برای مثال، اگر قصد دارید با همکارتان در مورد یک پروژه پیچیده صحبت کنید، استفاده از نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباط بهتری برقرار کنید و ابهامات را برطرف کنید. اگر قصد دارید با تیم خود به‌صورت سریع و غیررسمی در مورد یک موضوع صحبت کنید، استفاده از پیام‌رسان‌های فوری می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
در اینجا چند نکته برای انتخاب ابزارهای ارتباطی مناسب آورده شده است.

• به اهداف و موقعیت ارتباطی خود فکر کنید.
• به ویژگی‌ها و قابلیت‌های مختلف ابزارهای ارتباطی توجه کنید.
• نظرات سایر افراد را جویا شوید.

تنظیم هنجارهای ارتباطی

هنجارهای ارتباطی می‌توانند به ایجاد وضوح و کاهش سردرگمی در بین کارکنان دورکار کمک کنند. برای مثال، اگر تیم شما تصمیم می‌گیرد که از پیام‌رسان‌های فوری برای ارتباطات روزانه استفاده کند، می‌توانید هنجارهایی مانند زمان پاسخگویی به پیام‌ها، حالت‌های ارتباطی ترجیحی و نحوه استفاده از ایموجی‌ها را تعیین کنید.

در اینجا چند نکته برای تنظیم هنجارهای ارتباطی آورده شده است:

• با تیم خود در مورد نیازها و انتظارات خود صحبت کنید.
• هنجارهای ارتباطی را مستند کنید و در دسترس همه قرار دهید.
• هنجارهای ارتباطی را به‌طور منظم بررسی و به‌روزرسانی کنید.

ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی

ارتباطات غیررسمی می‌توانند به حفظ احساس تعلق و همکاری در بین کارکنان در حین دورکاری کمک کنند. این ارتباطات می‌توانند به کارکنان کمک کنند تا با هم آشنا شوند، روابط شخصی ایجاد کنند و احساس کنند بخشی از یک تیم هستند. در اینجا چند ایده برای ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی آورده شده است:

• جلسات هفتگی یا ماهانه غیررسمی برگزار کنید. این جلسات می‌توانند شامل فعالیت‌هایی مانند استراحت قهوه، ساعات شاد، بازی‌ها یا آزمون‌ها باشد.
• یک کانال گفتگوی تیمی یا گروهی در رسانه‌های اجتماعی ایجاد کنید. این کانال‌ها می‌توانند مکانی برای کارکنان باشند تا در مورد موضوعات غیرکاری صحبت کنند.
• یک رویداد مجازی مانند یک مهمانی یا کنفرانس برگزار کنید. این رویدادهای مجازی می‌توانند فرصتی برای کارکنان فراهم کنند تا یکدیگر را از نزدیک ملاقات کنند.

در اینجا چند نکته برای ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی مؤثر آورده شده است:

1. برنامه‌ریزی‌شده و منظم: کارکنان باید بدانند که این فرصت‌ها وجود دارند.
2. در دسترس برای همه: این امر حس تعلق را در کارکنان تقویت می‌کند.
3. تشویق به استفاده: کارکنان باید برای استفاده از این فرصت‌ها ترغیب شوند.

این رویکردها به ایجاد فرهنگ کاری مثبت در محیط کار از راه دور کمک می‌کنند.

ابزارها و راه‌حل‌های موفق در مدیریت ارتباطات در دورکاری

ارتباطات کاری در زمان دورکاری می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. ازدست‌دادن ارتباط بصری و غیرکلامی، افزایش احتمال سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و همکاری، و افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی، از جمله چالش‌های مهم در این زمینه هستند. در ادامه، چند نمونه از ابزارها و راه‌حل‌های موفق برای مدیریت ارتباطات کاری در دوران دورکاری شده است.

• ابزارهای مبتنی بر ابر: ابزارهای مبتنی بر ابر مانند Google Suite ،Microsoft Teams و Trello، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا اسناد، صفحات گسترده، ارائه‌ها، فایل‌ها، یادداشت‌ها، وظایف و پروژه‌ها را به اشتراک گذاشته، ویرایش کنند و همکاری کنند.

• ابزارهای مدیریت پروژه: ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello ،Asana و Jira، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا در حین کار خود با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همکاری کنند.

• ابزارهای پیام‌رسان فوری: ابزارهای پیام‌رسانی فوری مانند Slack ،Microsoft Teams و Discord، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا از طریق کانال‌ها، پیام‌های مستقیم و چت‌های گروهی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و باهم همکاری کنند.

• ابزارهای کنفرانس ویدئویی: ابزارهای کنفرانس ویدئویی مانند Zoom ،Google Meet و Microsoft Teams، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا جلسات، وبینارها و رویدادهای آنلاین را میزبانی کنند و به همکاران خود بپیوندند. این ابزارها همچنین می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا تعامل و تعامل خود را با همکارانشان افزایش دهند.

انتخاب ابزارها و راه‌حل‌های مناسب برای مدیریت ارتباطات کاری در حین دورکاری، به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان، نوع فعالیت‌های تجاری، و نیازها و ترجیحات کارکنان بستگی دارد. با این حال، ابزارها و راه‌حل‌های ذکر شده در بالا، می‌توانند پایه‌ای محکم برای ایجاد یک محیط کاری از راه دور موفق فراهم کنند.

مطالعات و تحقیقات انجام شده در زمینه ارتباطات کاری در حین دورکاری

تحقیقات نشان می‌دهد که ارتباطات مؤثر در دورکاری برای حفظ بهره‌وری، تعامل تیمی و رضایت شغلی ضروری است. برخی یافته‌های کلیدی عبارت‌اند از:

1. نقش ابزارهای دیجیتال: مطالعات تأکید می‌کنند ابزارهایی مانند Zoom، Slack و Microsoft Teams نقش مهمی در تسهیل ارتباطات مجازی دارند.
2. اهمیت شفافیت در ارتباطات: پژوهش‌ها نشان می‌دهند ارتباطات واضح و شفاف باعث کاهش سوءتفاهم و افزایش اعتماد در تیم‌های دورکار می‌شود.
3. کاهش تعاملات غیررسمی: تحقیقات حاکی از آن است که نبود ارتباطات غیررسمی می‌تواند به احساس انزوا و کاهش انسجام تیمی منجر شود.
4. انعطاف‌پذیری و تعادل کار-زندگی: مطالعات نشان می‌دهند که ارتباطات مؤثر به ایجاد تعادل بهتر بین زندگی شخصی و کاری کمک می‌کند.
5. اهمیت جلسات منظم: برگزاری جلسات منظم و پیگیری اهداف مشترک، نقشی کلیدی در بهبود عملکرد تیم‌های دورکار دارد.

در مجموع، پژوهش‌ها بر استفاده از ابزارهای مناسب، شفافیت در ارتباطات و تقویت روابط غیررسمی برای موفقیت در ارتباطات دورکاری تأکید دارند.

تعداد فزاینده‌ای از مطالعات و تحقیقات وجود دارند که اثرات و پیامدهای دورکاری بر ارتباطات کاری و سایر نتایج کار را بررسی می‌کنند. در اینجا چند نمونه از مطالعات و تحقیقات اخیر انجام شده در این زمینه آورده شده است.

چگونه دورکاری بر ارتباطات و همکاری ما تأثیر می‌گذارد؟

یک مطالعه نشان داد که دورکاری می‌تواند بر نحوه برقراری ارتباط کارمندان تأثیر بگذارد. این مطالعه بر اساس داده‌های بیش از 61000 کارمند مایکروسافت انجام شد و نشان داد که کارمندانی که دورکار هستند، کمتر از کارمندانی که در محل کار حضور دارند، در مکالمات و در جلسات شرکت می‌کنند. این امر می‌تواند بر کسب و به اشتراک‌گذاری اطلاعات جدید تأثیر منفی بگذارد و در نهایت بر بهره‌وری و نوآوری تأثیر بگذارد.

ارتباطات کارمندان دورکار در طول کووید-19

در دوره کووید-19، با گسترش دورکاری، ارتباطات بین کارمندان دچار تغییرات اساسی شد. برخی از جنبه‌های مهم این ارتباطات شامل موارد زیر است:

1. افزایش استفاده از ابزارهای ارتباطی دیجیتال: ابزارهایی مانند Zoom، Microsoft Teams و Slack به ابزارهای اصلی برای جلسات، همکاری و ارتباطات روزانه تبدیل شدند.
2. جلسات مجازی منظم: برای حفظ هماهنگی و پیشبرد اهداف تیم‌ها، جلسات ویدیویی به‌طور منظم برگزار می‌شدند.
3. تغییر در سبک ارتباطات: ارتباطات بیشتر به سمت پیام‌های متنی و ایمیل سوق پیدا کرد و از ارتباطات حضوری خبری نبود.
4. چالش‌های احساسی و اجتماعی: انزوا و عدم ارتباطات غیررسمی حضوری باعث کاهش حس تعلق و تعاملات طبیعی میان کارمندان شد.
5. افزایش شفافیت و وضوح ارتباطات: تیم‌ها نیاز بیشتری به شفاف‌سازی وظایف، انتظارات و زمان‌بندی‌ها پیدا کردند تا ابهامات کاهش یابد.
6. فرهنگ کاری انعطاف‌پذیرتر: مدیران و کارکنان به اهمیت انعطاف‌پذیری در ساعات کاری و پاسخگویی توجه بیشتری نشان دادند.

در کل، ارتباطات کارمندان دورکار در دوره کووید-19 به ابزارهای دیجیتال وابسته شد و نیاز به تقویت مهارت‌های ارتباطی و توجه به سلامت روان کارکنان بیش از پیش احساس شد.

آینده دورکاری

آینده دورکاری به عوامل مختلفی مانند پیشرفت فناوری، ترجیحات کارکنان و مقررات دولتی بستگی دارد و به نظر می‌رسد نقش مهمی در شیوه‌های کاری آینده داشته باشد.

1. پیشرفت فناوری: ابزارهایی مانند ارتباطات ویدئویی پیشرفته، واقعیت مجازی و هوش مصنوعی تجربه دورکاری را کارآمدتر و جذاب‌تر خواهند کرد.
2. ترجیحات کارکنان: بسیاری از کارکنان به دلیل انعطاف‌پذیری، تعادل بهتر کار و زندگی و کاهش هزینه‌های رفت‌وآمد، دورکاری را ترجیح می‌دهند.
3. مقررات دولتی: برخی کشورها قوانین حمایتی برای کارکنان دورکار، مانند حقوق برابر و حفاظت از سلامت روان و محیط کار استاندارد، وضع کرده‌اند.

در آینده، مدل کاری ترکیبی (Hybrid) محبوب‌تر خواهد شد؛ جایی که کارکنان بخشی از زمان خود را دورکار و بخشی را حضوری کار می‌کنند. این رویکرد تعادل بین مزایای هر دو شیوه کاری را فراهم می‌کند.

پیش بینی آینده دورکاری

در اینجا چند پیش‌بینی خاص برای آینده کار دورکاری آورده شده است:

• کار از راه دور به‌عنوان یک گزینه کار، استانداردتر خواهد شد.
• فناوری‌های جدید به ایجاد تجربه کار از راه دور بهتر و کارآمدتر کمک خواهند کرد.
• کارکنان از مزایای دورکاری بیشتر بهره‌مند خواهند کرد و از آن بیشتر استفاده خواهند کرد.
• مقررات دولتی بیشتری برای حمایت از دورکاری وضع خواهند شد.

البته، این پیش‌بینی‌ها قطعی نیستند و ممکن است در آینده تغییر کنند. با این حال، به نظر می‌رسد که دورکاری به‌عنوان یک گزینه استاندارد روش کاری، در آینده نقش مهم‌تری ایفا خواهد کرد.

امیدواریم این مقاله از وبلاگ هلدینگ چابک، نکات و دیدگاه‌های مفیدی در مورد روش مدیریت ارتباطات در حین دورکاری به شما ارائه کرده باشد. لطفاً اگر سؤال، نظر یا تجربه‌ای دارید، آنها را در بخش نظرها به اشتراک بگذارید. ما دوست داریم از شما بشنویم، یاد بگیریم و همچنین به سؤالات شما پاسخ دهیم.