عارضه یابی سازمانی فرآیندی نظام‌مند و تخصصی است که سازمان‌ها، دارای سیستم‌های گسترده‌ای هستند که برای بقا، رشد و شکوفایی، نیازمند هماهنگی تمام اجزای داخلی خود می‌باشند. هنگامی که یک سازمان با چالش‌هایی نظیر افت عملکرد، کاهش بهره‌وری، خروج کارکنان کلیدی یا تعارضات داخلی مواجه می‌شود، مدیران اغلب به دنبال راه‌حل‌های سریع و سطحی می‌گردند؛ غافل از آنکه این‌ها تنها علائم یک بیماری ریشه‌ای و عمیق‌تر هستند. در چنین مواقعی، عارضه یابی سازمانی به عنوان یک رویکرد تخصصی، نظام‌مند و کلینیکی، مطرح می‌شود.
اما عارضه یابی چیست؟ به بیان دقیق، عارضه‌یابی فرآیندی علمی برای بررسی جامع و تحلیل عمیق وضعیت فعلی یک سازمان به منظور شناسایی شکاف بین عملکرد مطلوب و عملکرد واقعی و کشف دلایل ریشه‌ای این شکاف است. در ادبیات تخصصی مدیریت، معادل عارضه یابی سازمانی به انگلیسی، عبارت Organizational Diagnosis است که به دقت این ماهیت تحلیلی و موشکافانه را توصیف می‌کند.
مدل‌های عارضه یابی سازمانی
برای آنکه تحلیلگران و مشاوران بتوانند پیچیدگی‌های یک سازمان را درک کنند و از تحلیل‌های پراکنده و غیرمرتبط پرهیز نمایند، نیازمند چارچوب‌های فکری مشخصی هستند. مدل های عارضه یابی سازمانی دقیقاً همین نقش را ایفا می‌کنند؛ آن‌ها مانند نقشه‌های راهی هستند که به ما نشان می‌دهند به کدام بخش‌های کلیدی سازمان توجه کنیم و چگونه ارتباط متقابل بین این بخش‌ها را تحلیل نماییم. رایج‌ترین مدل‌ها عارضه یابی سازمانی را در ادامه معرفی می‌کنیم.
مدل شش‌جعبه‌ای وایزبورد (Weisbord’s Six-Box Model)
این مدل توسط ماروین وایزبورد ارائه شده و یکی از ساده‌ترین و در عین حال کاربردی‌ترین چارچوب‌ها برای تحلیل سازمان است. وایزبورد سازمان را به شش حوزه کلیدی یا جعبه تقسیم می‌کند که باید با یکدیگر در تعادل باشند. این شش جعبه عبارتند از:
- اهداف
- ساختار
- روابط
- پاداش‌ها
- رهبری
- مکانیزم‌های کمکی
مدل 7S مکنزی (McKinsey 7S Framework)
مدل 7S توسط مشاوران شرکت مکنزی توسعه یافته و بر هفت عنصر کلیدی و مهم برای موفقیت سازمان تأکید دارد. مدل 7S مکنزی این عناصر را به دو دسته تقسیم می‌کند: عناصر سخت که شامل استراتژی، ساختار و سیستم‌ها می‌شود و به راحتی قابل تعریف و شناسایی هستند. دسته دوم عناصر نرم هستند که شامل ارزش‌های مشترک (فرهنگ سازمانی)، مهارت‌ها (توانمندی‌های کارکنان)، سبک (شیوه رهبری) و کارکنان است.
این عناصر ماهیت ناملموس‌تری دارند؛ اما تأثیر عمیقی بر عملکرد سازمان می‌گذارند. منطق اصلی این مدل آن است که تغییر موفقیت‌آمیز در یک عنصر، نیازمند توجه و هماهنگی با شش عنصر دیگر است و ناهماهنگی بین هر یک از این هفت بخش، ریشه اصلی مشکلات سازمانی است.
فرایند عارضه‌یابی
فرایند عارضه یابی معمولاً شامل مراحل مشخصی است که با ورود و تعریف مسئله آغاز می‌شود. در این مرحله، مشاور و مدیران ارشد سازمان، اهداف، دامنه و انتظارات از پروژه را شفاف می‌سازند. مرحله بعدی، جمع‌آوری داده‌ها است. در این بخش، بسته به انواع عارضه یابی سازمانی، از روش‌های کمی مانند پرسشنامه‌های استاندارد رضایت شغلی و تحلیل داده‌های عملکردی و کیفی مانند مصاحبه‌های عمیق با مدیران و کارکنان کلیدی، استفاده می‌شود.
پس از آن، در مرحله تحلیل داده‌ها، اطلاعات خام به یافته‌های معنادار تبدیل شده و الگوها و روابط علی و معلولی شناسایی می‌شوند. در نهایت، نتایج تحلیل در قالب یک گزارش جامع به سازمان بازخورد داده شده و جلساتی برای برنامه‌ریزی اقدامات اصلاحی برگزار می‌گردد تا مسیر بهبود ترسیم شود.
ابزارهای عملی و چک لیست عارضه یابی سازمانی
برای اطمینان از پوشش تمامی جنبه‌های حیاتی سازمان، بسیاری از مشاوران از یک چک لیست عارضه یابی سازمانی بهره می‌برند. این ابزار به عنوان یک راهنمای اولیه عمل کرده و به تحلیلگر کمک می‌کند تا هیچ نقطه‌ی کوری را از قلم نیندازد. نمونه‌ای کاربردی از این چک‌لیست در ادامه آمده است:
- در حوزه رهبری و استراتژی: آیا چشم‌انداز و اهداف استراتژیک برای تمام کارکنان واضح و قابل درک است؟ آیا تصمیم‌گیری‌های کلان بر اساس داده‌ها و تحلیل‌های دقیق صورت می‌گیرد؟
- در حوزه ساختار و فرآیندها: آیا شرح وظایف، اختیارات و مسئولیت‌ها در سازمان شفاف و مشخص است؟ آیا فرآیندهای کاری کلیدی بهینه، کارآمد و عاری از گلوگاه‌های غیرضروری هستند؟
- در حوزه فرهنگ و منابع انسانی: آیا فرهنگ سازمانی از استراتژی‌های کلان شرکت پشتیبانی می‌کند؟ آیا سیستم پاداش و ارزیابی عملکرد، عادلانه، شفاف و مشوق رفتارهای مطلوب است؟
ما در مجموعه هلدینگ چابک، همین چک لیست‌ها را به صورت سفارشی‌سازی شده به کار می‌بریم تا سلامت استارتاپ‌ها به سرعت ارزیابی شود. این رویکرد به هلدینگ ما کمک می‌کند تا با شناسایی دقیق چالش‌ها و مدیریت ریسک در کسب‌وکار، منابع و حمایت‌های خود را به صورت هدفمند و مؤثر تخصیص دهیم.
علاوه بر مدل‌های غربی، رویکردهای دیگری نیز در سطح جهانی توسعه یافته‌اند. برای مثال، عارضه یابی مدل کره ای بر افزایش بهره‌وری و ارزش افزوده تمرکز دارد و نمونه‌ای از یک مدل موفق بومی‌سازی شده است که برای بهبود رقابت‌پذیری شرکت‌های تولیدی طراحی شده است.
در نهایت، عارضه یابی سازمانی، نگرشی است که به جای واکنش به بحران، به دنبال پیشگیری، بهبود مستمر و ساختن سازمانی سالم، تاب‌آور و آماده برای مواجهه با چالش‌های آینده است. این فرآیند، سرمایه‌گذاری هوشمندانه‌ای در آینده سازمان محسوب می‌شود.
منبع:
