برای عقد قرارداد همیشه پای تعهدات مالی، حقوقی و حتی روابط تجاری در میان است. اگر این فرآیند درست مدیریت نشود، احتمال اختلاف، هزینه‌های اضافی و اتلاف زمان افزایش می‌یابد. به همین دلیل مدیریت قرارداد هر کسب‌وکاری ضروری است؛ در ادامه این مطلب مسیر مدیریت قراردادها و امور حقوقی را آموزش داده‌ایم.
مدیریت قرارداد چیست و چه اهمیتی دارد؟
مدیریت قرارداد (Contract Management) فرآیندی است که از لحظه انعقاد قرارداد تا پایان اجرای آن، شامل نظارت، کنترل، تحلیل و بهبود روابط قراردادی می‌شود. این فرآیند تضمین می‌کند تعهدات مالی و حقوقی به‌درستی اجرا شوند و ریسک‌ها کاهش یابند. بدون مدیریت قرارداد، کسب‌وکارها در معرض هزینه‌های پنهان، اختلافات حقوقی و اتلاف منابع قرار می‌گیرند.
مزایای مدیریت قرارداد برای کسب‌وکارها چیست؟
سازمان‌هایی که از سیستم‌های مدرن مدیریت قرارداد استفاده می‌کنند، مزایای زیادی به دست می‌آورند:
- کاهش ریسک حقوقی و مالی
- افزایش شفافیت عملیاتی و مالی
- صرفه‌جویی در زمان و منابع
- ارتقاء روابط تجاری و کاهش اختلافات
- امکان تحلیل داده‌های قراردادی برای تصمیم‌گیری بهتر
طبق تحقیقات، شرکت‌ها به‌طور متوسط ۹٪ از درآمد سالانه خود را به دلیل مدیریت ضعیف قرارداد از دست می‌دهند. این آمار نشان می‌دهد که سرمایه‌گذاری در مدیریت قرارداد باعث جلوگیری از هزینه‌های اضافی هم می‌شود.
مراحل اصلی مدیریت قرارداد
برای پیاده‌سازی موفق مدیریت قرارداد، طی کردن یک مسیر ساختاریافته ضروری است.
1. ایجاد و برنامه‌ریزی
در اولین مرحله، نوع قرارداد و مسئولیت‌ها مشخص می‌شود. همچنین منابع شرکت، اهداف و ریسک‌های احتمالی بررسی می‌شوند تا مسیر اجرای قرارداد شفاف باشد.
2. مذاکره
سپس قرارداد باید نیازها و ارزش‌های سازمان را بازتاب دهد. تغییر بندها، حذف شرایط نامطلوب و ایجاد اعتماد میان طرفین بخشی از این مرحله است.
3. تأیید و تصویب
در سومین مرحله، قرارداد باید توسط مدیران، بخش‌های مرتبط و پیمانکاران تأیید شود. شفافیت در این بخش باعث جلوگیری از اختلافات آینده خواهد شد.
4. نهایی‌سازی و اجرا
در این مرحله قرارداد رسمی امضا و اجرا می‌شود. سرعت در جمع‌آوری امضاها از بروز تأخیر در شروع پروژه جلوگیری می‌کند.
5. پایش و کنترل
در پنجمین بخش تغییرات ثبت و مهلت‌ها کنترل می‌شوند و در نهایت هم عملکرد مالی و عملیاتی پیگیری می‌شود.
6. پایان قرارداد و تسویه‌حساب
پس از تحویل نهایی، صورت‌جلسه و تسویه مالی انجام می‌شود. همچنین ارزیابی عملکرد پیمانکار اهمیت ویژه دارد.
7. بایگانی و یادگیری سازمانی
در آخرین مرحله تمام اسناد باید در یک مخزن مرکزی ذخیره شوند. این کار هم امنیت را تضمین می‌کند و هم در پروژه‌های آینده نقش آموزشی خواهد داشت.
امور قراردادها چیست؟
امور قراردادها همان ساختار سازمانی است که تضمین می‌کند قراردادها مطابق با قوانین، نیازهای شرکت و الزامات طرفین اجرا شوند.
در واقع فرآیند امور قراردادها مجموعه‌ای از اقدامات هماهنگ است که از زمان تدوین و مذاکره تا اجرای کامل و تسویه‌حساب ادامه دارد. این فرآیند به‌طور مستقیم در بخش امور قراردادها و پیمان‌ها تعریف می‌شود؛ جایی که هم مباحث حقوقی بررسی می‌شوند و هم مدیریت ریسک مالی و اجرایی قراردادها تحت کنترل قرار می‌گیرند. نتیجه آن کاهش ریسک اختلافات، شفافیت بیشتر در تعاملات و مدیریت دقیق منابع سازمان است.
مدیریت قراردادهای پروژه چگونه است؟
برای مدیریت صحیح قراردادی که برای یک پروژه بسته شده است باید از ابتدا نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به‌روشنی مشخص کرد، بندهای حقوقی و مالی را دقیق نوشت و زمان‌بندی اجرای تعهدات را به‌طور شفاف در قرارداد گنجاند. سپس با پایش مداوم، ثبت تغییرات احتمالی و استفاده از ابزارهای کنترلی، می‌توان ریسک‌های زمانی و مالی را کاهش داد و مسیر اجرای پروژه را هموارتر ساخت.
راهکارهای عملی برای مدیریت مؤثر قرارداد
برای پاسخ به این سوال که چگونه می‌توان یک سیستم مؤثر مدیریت قرارداد در شرکت پیاده‌سازی کرد؟ چند اقدام کلیدی پیشنهاد می‌شود:
- استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد (CLM) برای اتوماسیون فرآیندها
- استانداردسازی قالب‌ها و بندهای قراردادی
- تعریف زنجیره تصویب شفاف و کوتاه
- ایجاد یک مخزن متمرکز برای ذخیره‌سازی قراردادها
- ردیابی و تحلیل عملکرد قراردادی با گزارش‌های منظم
افزایش بهره‌وری در مدیریت قرارداد
یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران این است: چگونه می‌توان بهره‌وری و سرعت فرآیند مدیریت قرارداد را افزایش داد؟ پاسخ در سه راهکار نهفته است:
- اتوماسیون گردش کار: حذف فرآیندهای دستی و کاغذی.
- آموزش کارکنان: ارتقاء مهارت تیم در استفاده از سیستم‌ها و درک بندهای حقوقی.
- اعلان‌های هوشمند: اطلاع‌رسانی خودکار برای موعدها و تغییرات.
چالش ها و راه‌حل‌های مدیریت قرارداد در یک نگاه!
در آخرین قسمت چالش‌های رایج مدیریت قرارداد را به همراه راهکار‌های‌شان آورده‌ایم تا بتوانید هوشمندانه در این مسیر قدم بردارید:
| چالش رایج | راهکار پیشنهادی |
|---|---|
| پراکندگی اسناد | ایجاد مخزن متمرکز دیجیتال |
| فراموشی موعدها | اعلان‌های خودکار و تقویم قراردادی |
| پیچیدگی‌های حقوقی | مشاوره حقوقی تخصصی و استانداردسازی بندها |
| نبود فرآیند تغییر | تعریف فرآیند رسمی تغییر قرارداد |
| عدم هماهنگی بین واحدها | طراحی چارت امور قراردادها و نقش‌های شفاف |
مدیریت هوشمندانه قراردادها، با متخصصین چابک!
مدیریت قرارداد در هر سازمانی یعنی نظم بخشیدن به تعهدات، پیشگیری از اختلافات و بهره‌گیری حداکثری از منابع. یک سیستم درست، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و روابط تجاری را پایدارتر می‌سازد. برای همین پیشنهاد می‌شود که همین امروز زیرساختی استاندارد برای مدیریت قراردادها ایجاد کنید تا از ریسک‌های حقوقی و مالی آینده جلوگیری شود.
اگر در حوزه‌های فناوری‌محور مثل استارتاپ‌های نرم‌افزاری یا پروژه‌های عمرانی و ساختمانی فعالیت دارید، ما در هلدینگ چابک می‌توانیم به شما کمک کنیم قراردادهایتان را راحت‌تر مدیریت کنید، از اتلاف منابع جلوگیری کنید و همان ۹ درصد متوسط درآمد سالیانه که به دلیل ضعف در مدیریت قرارداد از دست می‌رود را حفظ کنید. همین حالا با ما همراه شوید و از مزایای یک سیستم هوشمند بهره‌مند شوید.
منبع:
