مدیریت مؤثر یک بیزینس از جایی شروع میشود که بتوانید مهارتهای سخت و نرم خود را در یک ساختار شفاف کنار هم قرار دهید. وقتی ندانید نقشها، مسئولیتها و مسیرهای تصمیمگیری دقیقاً چگونه تعریف شدهاند، عملاً مشخص نیست هر بخش از تیم چه انتظاری از بخش دیگر دارد. برای اینکه بتوانید تصویری روشن از افراد شرکت، جایگاهها و ارتباطات میان آنها داشته باشید، به یک چارت سازمانی نیاز دارید.
چارت سازمانی نقشهای از افراد سازمانتان است که نشان میدهد هر کدام کجای سازمان ایستادهاند، چه مسئولیتی دارند و مسیر گزارشدهی چگونه تعریف شده است. در ادامه، بیشتر درباره این موضوع صحبت میکنیم.
چارت سازمانی چیست؟
چارت سازمانی (Organizational Chart یا Org Chart) یک شمای گرافیکی از روابط، سطوح مدیریتی و مسیرهای گزارشدهی سازمان است. در این نمودار مشخص میشود که هر فرد چه جایگاهی دارد، مسئولیتهایش چیست و هر بخش با کدام واحد در ارتباط است.
یعنی یک چارت سازمانی کاربردی باید بتواند به این سؤال پاسخ بدهد:
«چه کسی، چه کاری را، تحت نظر چه کسی انجام میدهد؟»
برای مثال در طراحی چارت سازمانی یک کارخانه با تعداد مشخصی کارمند، معمولاً ابتدا ساختار کلی مدیریت (مدیرعامل یا مدیر کارخانه) مشخص میشود و سپس واحدهایی مانند تولید، کنترل کیفیت، انبار، منابع انسانی و مالی بهعنوان زیرمجموعه آن قرار میگیرند. پس از آن با ترسیم خطوط ساده، مسیر گزارشدهی هر واحد مشخص میشود تا معلوم باشد هر بخش به چه مدیری پاسخگو است و ارتباط بین واحدها بهصورت قابلفهم نمایش داده شود.
چرا چارت سازمانی برای شرکتها اهمیت دارد؟
نبود ساختار مشخص، چه در تیمهای کوچک و چه در تیمهای بزرگ، خیلی زود خودش را با ناهماهنگی، دوبارهکاری و تصمیمهای متناقض نشان میدهد. چارت سازمانی این اصطکاکها را تا حد زیادی از بین میبرد و فرآیندهای کاری را موثرتر میکند. در ادامه این قسمت میخواهیم به مهمترین مزایای چارت سازمانی اشاره کنیم:
- شفافیت در سلسلهمراتب و اختیارات
هر فرد میداند چه وظایفی دارد و پاسخگوی چه کسی است.
- بهبود ارتباطات داخلی
مسیر ارتباطی مشخص میشود و زمان تلفشده برای پیدا کردن افراد مسئول کاهش پیدا میکند.
- تسهیل فرآیند آنبوردینگ نیروهای جدید
نیروهای تازهوارد سریعتر با ساختار، تیمها و جایگاه خود آشنا میشوند.
- پشتیبانی از برنامهریزی منابع انسانی
مدیران راحتتر میتوانند کمبود نیرو، همپوشانی نقشها یا فرصتهای رشد شغلی را شناسایی کنند.
- اهمیت دوچندان در تیمهای دورکار
در سازمانهایی که اعضا حضور فیزیکی ندارند، چارت سازمانی به یک مرجع حیاتی تبدیل میشود.
بر اساس گزارش Harvard Business Review، سازمانهای با ساختار شفاف، تا ۲۵٪ بهرهوری بالاتری در تصمیمگیریهای مدیریتی دارند.
چطور یک چارت سازمانی استاندارد بسازیم؟
ساخت یک چارت سازمانی استاندارد لزوماً به این معنی نیست که یک نمودار پیچیده با چندین لایه و ارتباطات سنگین طراحی کنید. خیلی از سازمانها توانستهاند حتی با طراحی یک چارت سازمانی ساده به مزایای قابلتوجهی دست پیدا کنند و نظم بهتری در تیم خود ایجاد کنند.
در ادامه مراحل طراحی یک چارت سازمانی استاندارد را آموزش دادهایم:
1.شناسایی نقشها و مسئولیتها
ابتدا تمام موقعیتهای شغلی موجود را فهرست کنید و شرح وظایف هر کدام را مشخص نمایید. برای مثال، اگر قصد طراحی چارت سازمانی یک شرکت خصوصی کوچک را دارید، نقشهایی مانند مدیرعامل، مسئول فروش، حسابدار، پشتیبانی و نیروی اجرایی معمولاً در هسته اصلی چارت قرار میگیرند.
2.انتخاب نوع ساختار سازمانی
سپس بسته به اندازه و مدل کسبوکار، یکی از ساختارهای رایج زیر را انتخاب کنید:
|
نوع ساختار |
توضیح |
|
سلسلهمراتبی |
ساختار هرمی و متداول |
|
بخشی |
تقسیم بر اساس محصول یا بازار |
|
ماتریکس |
گزارشدهی دوگانه |
|
مسطح |
سطوح مدیریتی کم |
3.ترسیم روابط و خطوط گزارشدهی
پس از انتخاب ساختار، روابط بین نقشها و مسیرهای گزارشدهی را مشخص کنید. خطوط عمودی برای گزارش مستقیم و خطوط افقی برای همسطحی و همکاری استفاده میشوند. برای مثال، در چارت سازمانی یک شرکت خصوصی کوچک، مدیرعامل در بالاترین سطح قرار دارد و واحدهایی مثل فروش، مالی و پشتیبانی بهصورت مستقیم به او گزارش میدهند.
4.تکمیل اطلاعات هر جایگاه
در این مرحله کافی است عنوان شغلی، نام فرد، اطلاعات تماس و در صورت نیاز مهارتهای اصلی هر جایگاه را در چارت درج کنید تا استفاده از آن برای تیم ساده باشد.
5.بهروزرسانیهای آینده
آخرین مرحله بیشتر شبیه یک نکته یادآوری است؛ همیشه سعی کنید چارت خود را همگام با تغییرات سازمان بهروزرسانی کنید.
نمونه چارت سازمانی شرکتهای موفق چگونه است؟
اگر نگاهی به چارت سازمانی شرکت های موفق بیندازیم، متوجه میشویم که الگوی ثابتی برای داشتن یک چارت سازمانی موفق وجود ندارد و هر سازمان بر اساس استراتژی، فرهنگ و اندازه خود یک ساختار منحصربهفرد طراحی میکند. برای مثال:
- گوگل
ساختاری نسبتاً مسطح با تأکید بر تیمهای پروژهمحور و تصمیمگیری سریع.
- آمازون
ساختار بخشی با تمرکز قوی بر واحدهای مستقل و مسئولیتپذیر.
- استارتاپها
اغلب با یک چارت سازمانی ساده شروع میکنند و بهتدریج ساختار را توسعه میدهند.
برای مثال، چارت سازمانی شرکت خصوصی که حدود ۱۴ نفر در آن کار میکنند میتواند به شکل ساده و خطی طراحی شود. اما برای یک چارت سازمانی شرکت بازرگانی با بیش از ۵۰ کارمند، معمولاً نیاز به لایهبندی و تفکیک واحدها وجود دارد. نقطه مشترکی که میتوان بین این چارتهای سازمانی پیدا کرد، منعطف بودن و بهروزرسانیهای مداوم آنهاست.
چه نکاتی در طراحی چارت سازمانی مهم است؟
در طراحی چارت سازمانی، علاوه بر رعایت اصول اولیه مثل شفافیت و سادگی، باید به چند جزئیات مهم توجه کنید تا ساختار واقعاً کاربردی باشد. در ادامه به این جزئیات اشاره میکنیم:
- سادهسازی بیش از حد یا پیچیدهسازی افراطی ممنوع
- بهروز بودن
- در نظر گرفتن تیمهای بینوظیفهای
- دسترسی مناسب برای کارکنان
- استفاده از ابزار مناسب
سخن پایانی
چارت سازمانی یک نمودار کاربردی برای تمام کارکنان یک سازمان است تا بتوانند جایگاه خود، مسیر ارتباطات و ساختار کلی سازمان را بهتر درک کنند. در صورت طراحی صحیح، میتوانید بهرهوریتان را در تصمیمگیریهای مدیریتی به شکل محسوسی افزایش دهید.
در هلدینگ چابک ما، چارت سازمانی را بهصورت مداوم و بر اساس بهروزترین رویکردهای مدیریتی دنیا بازطراحی میکنیم تا به حداکثر هماهنگی و کارایی برسیم. طی سالهای اخیر و در همکاری با کسبوکارهای فناوریمحور در حوزههای مختلف، توانستهایم برای هر برند، ساختاری متناسب با مقیاس، اهداف و مدل رشد آن طراحی کنیم؛ ساختاری که هم ساده باشد و هم در عمل، پاسخگوی نیازهای واقعی سازمان.
منابع:
