روند رشد دورکاری در سال‌های اخیر به‌سرعت در حال اوج گرفتن است. طبق گزارشی از مرکز تحقیقات Pew، در سال 2022، 36 درصد از کارمندان آمریکایی به صورت تمام‌وقت یا پاره وقت، از راه دورکار می‌کردند. این در حالی است که این رقم در سال 2020، تنها 22 درصد بود.
دورکاری مزایای زیادی برای کارمندان و کارفرمایان دارد. از جمله این مزایا می‌توان به کاهش هزینه‌های حمل‌ونقل، افزایش بهره‌وری و بهبود تعادل بین کار و زندگی اشاره کرد. با این حال، دورکاری چالش‌های منحصربه‌فردی را برای ارتباط و همکاری بین تیم‌ها و همکاران به وجود می‌آورد. در محیط کار سنتی، افراد به طور منظم با هم تعامل دارند و می‌توانند از زبان بدن و سایر نشانه‌های غیرکلامی برای درک یکدیگر استفاده کنند. در زمان کار از راه دور، این تعاملات کمتر اتفاق می‌افتد و این امر می‌تواند منجر به سوءتفاهم و کاهش بهره‌وری شود.
در این مقاله از وبلاگ هلدینگ چابک، به این موضوع می‌پردازیم که چرا ارتباطات کاری در زمان دورکاری مهم و چالش برانگیز است. سپس، راه‌حل‌ها و مثال‌هایی از نحوه مدیریت مؤثر آن ارائه می‌دهیم.
چرا ارتباطات کاری در زمان دورکاری مهم و چالش برانگیز است؟
ارتباطات کاری شامل تبادل اطلاعات، ایده‌ها، بازخوردها و احساسات بین همکاران، مدیران، مشتریان و سایر ذی‌نفعان است. این امر برای دستیابی به اهداف، حل مشکلات، ایجاد اعتماد و پرورش فرهنگ کاری مثبت ضروری است.
در زمان دورکاری که در حین آن افراد در مکان‌های مختلف کار می‌کنند، ارتباطات کاری می‌تواند چالش‌برانگیزتر شود. از جمله این چالش‌های اصلی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
ازدست‌دادن ارتباط بصری و غیرکلامی
در محیط کار حضوری، افراد می‌توانند از زبان بدن و سایر نشانه‌های غیرکلامی برای درک یکدیگر استفاده کنند. با این حال، در زمان کار از راه دور، این نشانه‌ها از بین می‌روند. این امر می‌تواند منجر به سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و افزایش خطر استرس شود.
افزایش احتمال سوءتفاهم
بدون نشانه‌های بصری و غیرکلامی، معنا، لحن یا زمینه یک پیام می‌تواند به‌اشتباه تعبیر شود. این امر می‌تواند منجر به سردرگمی، ناامیدی، درگیری یا فرصت‌های ازدست‌رفته شود.
کاهش حس تعلق و همکاری
در محیط کار حضوری، افراد به طور منظم با هم تعامل دارند. این امر می‌تواند به ایجاد حس تعلق و همکاری کمک کند. با این حال، در زمان دورکاری، این تعاملات کمتر اتفاق می‌افتد. این امر می‌تواند منجر به احساس انزوا و کاهش انگیزه و مشارکت شود.
افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی
کار از راه دور می‌تواند منجر به افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی شود. این امر به دلیل چالش‌هایی مانند مدیریت نقش‌ها و مسئولیت‌های متعدد، کنارآمدن با عدم‌اطمینان و ابهام، و ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی است.
ارتباطات کاری در هر محیط کاری، چه حضوری و چه دورکاری، ضروری است. در زمان دورکاری، ارتباطات کاری می‌تواند چالش‌برانگیزتر شود. با استفاده از راهکارهای مناسب، می‌توان ارتباطات کاری را در حین دورکاری به‌صورت مؤثرتر مدیریت کرد.
چگونه ارتباطات کاری را هنگام دورکاری مدیریت کنیم؟
ارتباطات کاری در زمان دورکاری می‌تواند چالش‌برانگیزتر از محیط کار حضوری باشد. این امر به دلیل وجود عواملی مانند از دست رفتن ارتباط بصری و کلامی، افزایش احتمال سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و همکاری، و افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی است. برای غلبه بر این چالش‌ها و حفظ ارتباط کاری مؤثر در حین کار از راه دور، می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد.
استفاده از ابزار ارتباطی مناسب
انتخاب و استفاده از ابزارهای ارتباطی متناسب با اهداف و موقعیت‌های مختلف می‌تواند به بهبود کارایی و کیفیت ارتباطات کاری در زمان دورکاری کمک کند. برای مثال، نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی می‌تواند ارتباط چهره‌به‌چهره را فعال نگه دارد و نشانه‌های بصری و غیرکلامی را تقویت کند. پیام‌رسان‌های فوری می‌توانند ارتباطات و همکاری سریع و غیررسمی را تسهیل کنند. شبکه‌های اجتماعی شرکت‌ها می‌توانند ارتباط اجتماعی و تعامل را در بین کارکنان از راه دور تقویت کنند.
تنظیم هنجارهای ارتباطی
طراحی و پیروی از هنجارهای ارتباطی واضح می‌تواند به ایجاد وضوح و کاهش سردرگمی در بین کارکنان از راه دور کمک کند. هنجارهای ارتباطی، قواعد و انتظاراتی هستند که نحوه، زمان و تمامی دستورالعمل‌های برقراری ارتباط را تنظیم می‌کنند. برای مثال، هنجارهای ارتباطی می‌توانند ساعات در دسترس بودن، زمان پاسخگویی به پیام‌ها، حالت‌ها و کانال‌های ارتباطی ترجیحی و آداب و پروتکل‌های برگزاری جلسات را مشخص کنند.
ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی
ایجاد و مشارکت در فرصت‌های ارتباطی غیررسمی می‌تواند به حفظ احساس تعلق و همکاری در بین کارمندان دورکار کمک کند. ارتباطات غیررسمی، ارتباطات خودانگیخته‌ای هستند که خارج از وظایف رسمی و جلسات کاری رخ می‌دهند. این می‌تواند شامل اشتراک‌گذاری داستان‌های شخصی، علایق، سرگرمی‌ها، جوک‌ها یا میم‌ها، یا شرکت در فعالیت‌های اجتماعی مجازی، مانند استراحت قهوه، ساعات شاد، بازی‌ها یا آزمون‌ها باشد. ارتباطات غیررسمی می‌تواند به ایجاد اعتماد، ارتباط و رفاقت در بین کارکنان دورکار کمک کند و فرهنگ کاری مثبت را تقویت کند.
توسعه راهکارها
در ادامه، هر یک از راهکارهای فوق را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم.
استفاده از ابزار ارتباطی مناسب
انتخاب ابزارهای ارتباطی مناسب برای اهداف و موقعیت‌های مختلف، اهمیت زیادی دارد. برای مثال، اگر قصد دارید با همکارتان در مورد یک پروژه پیچیده صحبت کنید، استفاده از نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی می‌تواند به شما کمک کند تا بهتر ارتباط برقرار کنید و ابهامات را برطرف کنید. اگر قصد دارید با تیم خود به‌صورت سریع و غیررسمی در مورد یک موضوع صحبت کنید، استفاده از پیام‌رسان‌های فوری می‌تواند گزینه مناسبی باشد.
در اینجا چند نکته برای انتخاب ابزارهای ارتباطی مناسب آورده شده است.
- به اهداف و موقعیت ارتباطی خود فکر کنید.
- به ویژگی‌های و قابلیت‌های مختلف ابزارهای ارتباطی توجه کنید.
- نظرات سایر افراد را جویا شوید.
تنظیم هنجارهای ارتباطی
هنجارهای ارتباطی می‌توانند به ایجاد وضوح و کاهش سردرگمی در بین کارکنان دورکار کمک کنند. برای مثال، اگر تیم شما تصمیم می‌گیرد که از پیام‌رسان‌های فوری برای ارتباطات روزانه استفاده کند، می‌توانید هنجارهایی مانند زمان پاسخگویی به پیام‌ها، حالت‌های ارتباطی ترجیحی و نحوه استفاده از ایموجی‌ها را تعیین کنید.
در اینجا چند نکته برای تنظیم هنجارهای ارتباطی آورده شده است:
- با تیم خود در مورد نیازها و انتظارات خود صحبت کنید.
- هنجارهای ارتباطی را مستند کنید و در دسترس همه قرار دهید.
- هنجارهای ارتباطی را به‌طور منظم بررسی و به‌روزرسانی کنید.
ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی
ارتباطات غیررسمی می‌توانند به حفظ احساس تعلق و همکاری در بین کارکنان در حین دورکاری کمک کنند. این ارتباطات می‌توانند به کارکنان کمک کنند تا با هم آشنا شوند، روابط شخصی ایجاد کنند و احساس کنند بخشی از یک تیم هستند.
در اینجا چند ایده برای ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی آورده شده است:
- جلسات هفتگی یا ماهانه غیررسمی برگزار کنید. این جلسات می‌توانند شامل فعالیت‌هایی مانند استراحت قهوه، ساعات شاد، بازی‌ها یا آزمون‌ها باشد.
- یک کانال گفتگوی تیمی یا گروهی در رسانه‌های اجتماعی ایجاد کنید. این کانال‌ها می‌توانند مکانی برای کارکنان باشند تا در مورد موضوعات غیرکاری صحبت کنند.
- یک رویداد مجازی مانند یک مهمانی یا کنفرانس برگزار کنید. این رویدادهای مجازی می‌توانند فرصتی برای کارکنان فراهم کنند تا یکدیگر را از نزدیک ملاقات کنند.
در اینجا چند نکته برای ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی مؤثر آورده شده است:
- فرصت‌های ارتباطی غیررسمی را منظم و برنامه‌ریزی‌شده کنید. این امر به کارکنان کمک می‌کند تا انتظار داشته باشند که این فرصت‌ها وجود داشته باشند.
- فرصت‌های ارتباطی غیررسمی را برای همه فراهم کنید. این امر به ایجاد احساس تعلق در همه کارکنان کمک می‌کند.
- فرصت‌های ارتباطی غیررسمی را تشویق کنید. این امر به کارکنان کمک می‌کند تا از این فرصت‌ها استفاده کنند.
با ایجاد فرصت‌های ارتباطی غیررسمی، می‌توانید به ایجاد فرهنگ کاری مثبت و حمایتی در محیط کار از راه دور کمک کنید.
نمونه‌هایی از ابزارها و راه‌حل‌های موفق برای مدیریت ارتباطات کاری در حین دورکاری
ارتباطات کاری در زمان کار از راه دور می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. ازدست‌دادن ارتباط بصری و غیرکلامی، افزایش احتمال سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و همکاری، و افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی، از جمله چالش‌های مهم در این زمینه هستند. با این حال، با استفاده از ابزارها و راه‌حل‌های مناسب، می‌توان ارتباطات کاری در زمان دورکاری را بهبود بخشید.
در ادامه، چند نمونه از ابزارها و راه‌حل‌های موفق برای مدیریت ارتباطات کاری در حین کار از راه دور آورده شده است.
- ابزارهای مبتنی بر ابر
ابزارهای مبتنی بر ابر مانند Google Suite ،Microsoft Teams و Trello، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا اسناد، صفحات گسترده، ارائه‌ها، فایل‌ها، یادداشت‌ها، وظایف و پروژه‌ها را به اشتراک بگذارند، ویرایش کنند و همکاری کنند. این ابزارها همچنین می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا جلسات، تماس‌ها و گپ‌های صوتی و تصویری را برنامه‌ریزی کنند و به آنها بپیوندند.
- ابزارهای مدیریت پروژه
ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello ،Asana و Jira، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا در حین کار خود با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همکاری کنند. این ابزارها همچنین می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا پیشرفت و وضعیت وظایف و پروژه‌های خود را در یک نگاه مشاهده کنند.
- ابزارهای پیام‌رسانی فوری
ابزارهای پیام‌رسانی فوری مانند Slack ،Microsoft Teams و Discord، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا از طریق کانال‌ها، پیام‌های مستقیم و چت‌های گروهی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و باهم همکاری کنند. این ابزارها همچنین می‌توانند به کارمندان امکان‌های مختلفی برای بیان خود ارائه دهند.
- ابزارهای کنفرانس ویدئویی
ابزارهای کنفرانس ویدئویی مانند Zoom ،Google Meet و Microsoft Teams، می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا جلسات، وبینارها و رویدادهای آنلاین را میزبانی کنند و به همکاران خود بپیوندند. این ابزارها همچنین می‌توانند به کارمندان دورکار کمک کنند تا تعامل و تعامل خود را با همکارانشان افزایش دهند.
انتخاب ابزارها و راه‌حل‌های مناسب برای مدیریت ارتباطات کاری در حین دورکاری، به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان، نوع فعالیت‌های تجاری، و نیازها و ترجیحات کارکنان بستگی دارد. با این حال، ابزارها و راه‌حل‌های ذکر شده در بالا، می‌توانند پایه‌ای محکم برای ایجاد یک محیط کاری از راه دور موفق فراهم کنند.
مطالعات و تحقیقات انجام شده در زمینه ارتباطات کاری در حین دورکاری
کار از راه دور به‌سرعت به یک گزینه محبوب برای مشاغل و کارکنان تبدیل شده است. با این حال، کار از راه دور می‌تواند چالش‌هایی را برای ارتباطات کاری ایجاد کند.
تعداد فزاینده‌ای از مطالعات و تحقیقات وجود دارند که اثرات و پیامدهای دورکاری بر ارتباطات کاری و سایر نتایج کار را بررسی می‌کنند. در اینجا چند نمونه از مطالعات و تحقیقات اخیر انجام شده در این زمینه آورده شده است.
چگونه دورکاری بر ارتباطات و همکاری ما تأثیر می‌گذارد؟
یک مطالعه نشان داد که کار از راه دور می‌تواند بر نحوه برقراری ارتباط کارمندان تأثیر بگذارد. این مطالعه بر اساس داده‌های بیش از 61000 کارمند مایکروسافت انجام شد و نشان داد که کارمندانی که از راه دورکار می‌کنند، کمتر از کارمندانی که در محل کار حضور دارند، در مکالمات مشارکت می‌کنند و در جلسات شرکت می‌کنند. این امر می‌تواند بر کسب و به اشتراک‌گذاری اطلاعات جدید تأثیر منفی بگذارد و در نهایت بر بهره‌وری و نوآوری تأثیر بگذارد.
ارتباطات کارمندان دورکار در طول کووید-19
این مطالعه رابطه بین سه عامل ارتباطی (فرکانس، کیفیت، و انتظارات سرپرست) را با عملکرد شغلی و فرسودگی شغلی در کارمندان دورکاری که به دلیل COVID-19 به طور تمام‌وقت به کار از راه دور روی آورده‌اند، بررسی کرده است.
نتایج:
نتایج نشان داد که کیفیت ارتباطات روزانه با عملکرد روزانه ارتباط مثبت و با فرسودگی روزانه ارتباط منفی دارد. به‌عبارت‌دیگر، کارمندانی که ارتباطات روزانه بهتری با همکاران و مدیران خود دارند، عملکرد بهتری در کار خود دارند و کمتر احساس فرسودگی می‌کنند.
همچنین، انتظارات ارتباطی سرپرست به طور مثبت با عملکرد مرتبط است. به‌عبارت‌دیگر، کارمندانی که سرپرستان آنها انتظارات ارتباطی بالایی از آنها دارند، عملکرد بهتری در کار خود دارند.
در نهایت، وابستگی متقابل وظایف تأثیرات کیفیت ارتباطات و انتظارات را بر عملکرد تعدیل می‌کند. به‌عبارت‌دیگر، در مشاغلی که وظایف به شدت به یکدیگر وابسته هستند، کیفیت ارتباطات و انتظارات ارتباطی نقش مهم‌تری در عملکرد ایفا می‌کنند.
این مطالعه نشان می‌دهد که کیفیت ارتباطات، انتظارات ارتباطی سرپرست، و وابستگی متقابل وظایف، عوامل مهمی در عملکرد شغلی و فرسودگی شغلی کارمندان دورکار هستند. کارمندان و مدیران می‌توانند با توجه به این عوامل، اقداماتی را برای بهبود ارتباطات کاری و کاهش فرسودگی شغلی در محیط کار از راه دور انجام دهند.
این مطالعات و تحقیقات نشان می‌دهد که دورکاری می‌تواند تأثیرات مثبت و منفی بر ارتباطات کاری داشته باشد. برای مدیریت مؤثر ارتباطات کاری در زمان دورکاری، مهم است که از ابزارها و راه‌حل‌های مناسب استفاده کنید و از بهترین شیوه‌ها و توصیه‌ها پیروی کنید.
آینده دورکاری
آینده دورکاری به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله پیشرفت فناوری، ترجیحات کارکنان و کارفرمایان، و مقررات دولتی. با این حال، به نظر می‌رسد که دورکاری به‌عنوان یک گزینه برای روش کار کردن، در آینده نقش مهم‌تری ایفا خواهد کرد.
پیشرفت فناوری یکی از عوامل کلیدی در آینده دورکاری است. فناوری‌های جدید، مانند ارتباطات ویدئویی باکیفیت بالا، واقعیت مجازی و هوش مصنوعی، می‌توانند به ایجاد تجربه دورکاری بهتر و کارآمدتر کمک کنند.
ترجیحات کارکنان نیز بر آینده دورکاری تأثیر می‌گذارند. بسیاری از کارکنان از مزایای دورکاری، مانند انعطاف‌پذیری، تعادل بین کار و زندگی، و کاهش هزینه‌های حمل‌ونقل، قدردانی می‌کنند. به همین دلیل، بسیاری از کارکنان ترجیح می‌دهند که بخشی از زمان خود را از راه دورکار کنند.
مقررات دولتی نیز می‌توانند بر آینده کار از راه دور تأثیر بگذارند. برخی از کشورها در حال حاضر قوانینی را برای حمایت از دورکاری وضع کرده‌اند. برای مثال، برخی از کشورها قوانینی را برای حمایت از حقوق کارکنان دورکار، مانند حق دریافت حقوق برابر با کارکنانی که در محل کار حضور دارند، وضع کرده‌اند.
با توجه به این عوامل، به نظر می‌رسد که آینده دورکاری به سمت یک مدل ترکیبی از کار از راه دور و کار حضوری پیش می‌رود. در این مدل، کارکنان بخشی از زمان خود را از راه دور و بخشی از زمان خود را در محل کار حضور دارند.
در اینجا چند پیش‌بینی خاص برای آینده کار دورکاری آورده شده است:
- کار از راه دور به‌عنوان یک گزینه کار، استانداردتر خواهد شد.
- فناوری‌های جدید به ایجاد تجربه کار از راه دور بهتر و کارآمدتر کمک خواهند کرد.
- کارکنان از مزایای دورکاری بیشتر بهره‌مند خواهند کرد و از آن بیشتر استفاده خواهند کرد.
- مقررات دولتی بیشتری برای حمایت از دورکاری وضع خواهند شد.
البته، این پیش‌بینی‌ها قطعی نیستند و ممکن است در آینده تغییر کنند. با این حال، به نظر می‌رسد که دورکاری به‌عنوان یک گزینه استاندارد روش کاری، در آینده نقش مهم‌تری ایفا خواهد کرد.
نتیجه
ارتباطات کاری در حین دورکاری، یک جنبه حیاتی و درعین‌حال چالش‌برانگیز است. ازدست‌دادن ارتباط بصری و غیرکلامی، افزایش احتمال سوءتفاهم، کاهش حس تعلق و همکاری، و افزایش خطر استرس و فرسودگی شغلی، از جمله چالش‌های مهم در این زمینه هستند.
برای مدیریت مؤثر ارتباطات کاری در محیط کار از راه دور، می‌توان از ابزارها و راهکارهای زیر استفاده کرد.
ابزارهای ارتباطی مناسب
ابزارهایی مانند چت، کنفرانس ویدئویی و شبکه‌های اجتماعی می‌توانند به کارمندان از راه دور کمک کنند تا با همکاران خود ارتباط برقرار کنند و با آنها همکاری کنند.
هنجارهای ارتباطی
هنجارهای ارتباطی قواعد و انتظاراتی هستند که نحوه، زمان و با چه کسی برقراری ارتباط را راهنمایی می‌کنند. تنظیم هنجارهای ارتباطی می‌تواند به ایجاد وضوح و کاهش سردرگمی در بین کارکنان از راه دور کمک کند.
فرصت‌های ارتباطی غیررسمی
ارتباطات غیررسمی می‌توانند به حفظ احساس تعلق و همکاری در بین کارگران دوردست کمک کنند. این ارتباطات می‌توانند شامل اشتراک‌گذاری داستان‌های شخصی، علایق، سرگرمی‌ها، جوک‌ها یا میم‌ها، یا شرکت در فعالیت‌های اجتماعی مجازی، مانند استراحت قهوه، ساعات شاد، بازی‌ها یا آزمون‌ها باشد.
با پیروی از این نکات و راه‌حل‌ها، کارکنان دورکار می‌توانند ارتباطات و همکاری خود را بهبود بخشند و عملکرد و رفاه خود را افزایش دهند.
امیدواریم این مقاله از وبلاگ هلدینگ چابک، نکات و دیدگاه‌های مفیدی در مورد روش مدیریت ارتباطات در حین دورکاری به شما ارائه کرده باشد. لطفاً اگر سؤال، نظر یا تجربه‌ای دارید، آنها را در بخش نظرها به اشتراک بگذارید. ما دوست داریم از شما بشنویم، یاد بگیریم و همچنین به سؤالات شما پاسخ دهیم.
