مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سمت ایجاد نتایج مشخص است. مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه مسئول سازماندهی، فعالیت‌های برنامه‌ریزی، نظارت بر اجرا و هدایت بوده و بااستفاده درست از منابع، نتایج مورد انتظار را با هزینه توافق شده در موعد مقرر تحویل می‌دهد.
امروزه نرم‌افزارهای رایانه‌ای ابزار مهمی در دست مدیران پروژه هستند که به آنها در زمانبندی، هزینه‌یابی و تحلیل چالش‌های پروژه کمک می‌کنند. ساعات کاری مدیران پروژه معمولا طبق ساعات کاری رایج است؛ اما گاهی برای به‌موقع انجام شدن پروژه‌ها نیاز به کار در ساعات بیشتر است. محل کار آنها معمولا در شرکت‌ها، سازمان‌ها یا محل پروژه است؛ اما گاهی نیاز به سفر کاری برای ملاقات با پیمانکاران و تامین‌کنندگان دارند. در صورت کار روی پروژه‌های ساخت و ساز، مدیران پروژه باید به‌طور مرتب به محل پروژه سر بزنند. در ادامه به بررسی شرح وظایف مدیر برنامه ریزی می‌پردازیم.
شرح وظایف مدیر برنامه ریزی
مدیر برنامه‌ریزی یک نقش کلیدی در سازمان است که مسئول برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک پروژه‌ها، منابع و فعالیت‌های مختلف شرکت می‌باشد.
شرح وظایف کنترل پروژه می‌تواند بسته به نوع صنعت و سازمان متفاوت باشد، کسی که به‌عنوان مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه فعالیت می‌کند، وظایف مدیر برنامه ریزی عبارتند از:
1. تدوین استراتژی‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت
- تحلیل بازار و شرایط اقتصادی برای شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها
- تدوین برنامه‌های استراتژیک و تعیین اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت
- همکاری با مدیران ارشد برای تنظیم اهداف کسب‌وکار و اولویت‌های سازمان
2. برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
- برنامه‌ریزی منابع مالی، انسانی و تجهیزات برای پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف
- مدیریت تخصیص بودجه و تضمین استفاده بهینه از منابع
- پیش‌بینی نیازمندی‌های منابع در پروژه‌ها و تهیه طرح‌های لازم
3. مدیریت پروژه‌ها و فرآیندها
- نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها و اطمینان از انطباق با زمانبندی و بودجه
- شناسایی ریسک‌های احتمالی و یافتن راه‌حل‌های مناسب برای مدیریت آنها
- هماهنگی میان تیم‌های مختلف برای اطمینان از تکمیل به‌موقع پروژه‌ها
4. تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی
- جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها برای ارزیابی عملکرد سازمان و پروژه‌ها
- تهیه گزارش‌های ماهانه، فصلی و سالانه از عملکرد سازمان و ارائه به مدیریت ارشد
- استفاده از ابزارهای تحلیل داده برای شناسایی روندها و پیش‌بینی آینده
5. ارتباط با ذینفعان داخلی و خارجی
- برقراری ارتباط مؤثر با مدیران، تیم‌ها، مشتریان و سایر ذینفعان
- ارائه مشاوره و راهنمایی به دیگر بخش‌ها در خصوص برنامه‌ها و پروژه‌ها
- هماهنگی با تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری برای اطمینان از تأمین منابع و تحویل به‌موقع
6. مدیریت تغییر و بهبود فرآیندها
- شناسایی فرآیندهای ناکارآمد و پیشنهاد راه‌حل‌های بهبود
- مدیریت تغییرات در برنامه‌ها و اطمینان از انطباق با نیازهای سازمانی
- ارزیابی و بهبود مستمر فرآیندهای برنامه‌ریزی و عملیاتی
7. پیگیری و نظارت بر اهداف و نتایج
- نظارت بر دستیابی به اهداف برنامه‌ریزی شده
- ارزیابی نتایج به‌دست‌آمده و مقایسه آنها با اهداف تعیین‌شده
- شناسایی مشکلات و چالش‌ها و یافتن راه‌حل‌های مناسب برای حل آنها
8. مدیریت تیم برنامه‌ریزی
- هدایت و نظارت بر اعضای تیم برنامه‌ریزی و تخصیص وظایف
- ارزیابی عملکرد تیم و ارائه آموزش‌های لازم به منظور بهبود عملکرد
- ایجاد محیطی برای همکاری تیمی و ارتقای بهره‌وری
9. ارزیابی ریسک و مدیریت بحران
- شناسایی و ارزیابی ریسک‌های مختلف پروژه‌ها و برنامه‌ها
- تدوین استراتژی‌های مقابله با بحران و ریسک‌ها
- برنامه‌ریزی برای مواجهه با بحران‌ها و مدیریت آنها به نحو مؤثر
10. همکاری با بخش‌های مختلف سازمان
- همکاری با بخش‌های مالی، فروش، بازاریابی، بررسی چالش های منابع انسانی و تولید برای هماهنگی بیشتر در تحقق اهداف سازمانی
- ارائه مشاوره به مدیران دیگر بخش‌ها در زمینه برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
در نهایت، مدیر برنامه‌ریزی باید توانایی انجام تجزیه و تحلیل دقیق، تصمیم‌گیری استراتژیک، و نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها را داشته باشد و به طور مداوم به بهبود فرآیندها و استفاده بهینه از منابع بپردازد.
هدایت و کنترل پروژه
- انتخاب و هدایت تیم پروژه که سبب افزایش بهره‌وری و انگیزه کارکنان و رشد می‌شود
- مذاکره با پیمانکاران و تامین‌کنندگان
- اطمینان از انجام به‌موقع هر مرحله مطابق با بودجه و استانداردهای کیفیت
- گزارش مرتب پیشرفت پروژه به مدیران ارشد/مشتری
- مدیریت چالش‌ها برای جلوگیری از تاخیر در پروژه
استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه
استخدام یک مدیر برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نقش مهمی در موفقیت سازمان‌ها به ویژه در پروژه‌های بزرگ و پیچیده ایفا می‌کند. این مدیر باید قادر باشد پروژه‌ها را به‌طور مؤثر برنامه‌ریزی کرده، منابع را تخصیص دهد، زمان‌بندی‌ها را تعیین کند، و بر پیشرفت پروژه نظارت کند. همچنین، مسئول کنترل هزینه‌ها، ریسک‌ها و کیفیت پروژه نیز خواهد بود.
در ادامه، یک شرح وظایف و الزامات استخدامی برای این موقعیت شغلی آورده شده است:
- برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه‌ها:
- تدوین برنامه‌ریزی دقیق برای پروژه‌ها بر اساس اهداف مشخص شده
- تعیین مهلت‌های زمانی، تخصیص منابع و شناسایی فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه
- استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند MS Project، Primavera یا مشابه برای تنظیم زمانبندی و پیگیری پروژه‌ها
- کنترل هزینه‌ها و بودجه:
- نظارت بر بودجه پروژه و تضمین انطباق هزینه‌ها با پیش‌بینی‌ها
- تحلیل هزینه‌ها و شناسایی هرگونه انحراف از برنامه‌های مالی
- گزارش‌دهی منظم به مدیریت ارشد درباره وضعیت مالی و بودجه پروژه
- نظارت و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها:
- پیگیری روزانه و هفتگی پیشرفت پروژه و تهیه گزارش‌های دوره‌ای برای مدیریت
- شناسایی تاخیرات و مشکلات در پروژه و ارائه راهکارهای اصلاحی
- نظارت بر اجرای پروژه‌ها و تضمین تطابق آنها با استانداردهای کیفیت
- مدیریت ریسک:
- شناسایی ریسک‌های احتمالی پروژه و ارزیابی تاثیر آنها
- تدوین و اجرای استراتژی‌های مدیریت ریسک در کسب و کار برای کاهش تهدیدات
- نظارت بر نحوه مواجهه با بحران‌ها و مشکلات غیرمنتظره در پروژه
- هماهنگی و ارتباط با تیم‌ها و ذینفعان:
- آشنا با اصول و قواعد تیم‌سازی هماهنگی با تیم‌های مختلف پروژه، مانند تیم‌های فنی، مالی و منابع انسانی
- ارتباط مؤثر با ذینفعان داخلی و خارجی برای اطمینان از تطابق پروژه با نیازها و انتظارات
- برگزاری جلسات دوره‌ای برای بررسی وضعیت پروژه و حل مسائل و مشکلات موجود
- تهیه و ارائه گزارش‌های پیشرفت:
- تهیه گزارش‌های منظم برای مدیریت ارشد و ذینفعان پروژه
- تحلیل داده‌ها و اطلاعات پروژه برای شفاف‌سازی وضعیت و ارزیابی موفقیت پروژه
- بررسی و تحلیل روندهای پیشرفت و ارائه پیشنهادات برای بهبود روند پروژه
- ارتقاء مستمر فرآیندهای پروژه:
- شناسایی فرصت‌های بهبود در فرآیندهای اجرایی و برنامه‌ریزی پروژه
- پیاده‌سازی بهترین شیوه‌ها و روش‌های نوین مدیریت پروژه
- ارائه آموزش‌ها و مشاوره‌های لازم به اعضای تیم پروژه
در ادامه، یک شرح وظایف و الزامات استخدامی برای این موقعیت شغلی آورده شده است:
استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه
برای استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه، داشتن مهارت‌های مربوطه ضروری خواهد بود. مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه نقشی بسیار مهمی در موفقیت هر پروژه ایفا می‌کند. این شغل نیازمند مجموعه گسترده‌ای از مهارت‌ها و دانش‌های تخصصی است که فرد باید تسلط کافی بر آنها داشته باشد.
شرایط مورد نیاز استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- مدرک تحصیلی:
- حداقل لیسانس در رشته‌های مهندسی (مهندسی صنایع، مهندسی مدیریت، مهندسی عمران و غیره) یا رشته‌های مرتبط
- ترجیحاً داشتن مدرک تحصیلی مرتبط با مدیریت پروژه مانند PMP (مدیریت حرفه‌ای پروژه) یا PRINCE2
- تجربه کاری:
- حداقل 5 سال تجربه کاری در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، ترجیحاً در پروژه‌های بزرگ و پیچیده
- تجربه در استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (MS Project، Primavera، یا مشابه)
- تجربه در مدیریت تیم‌های پروژه و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان
- مهارت‌های فنی و نرم‌افزاری:
- آشنایی با ابزارهای تحلیل داده و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
- مهارت در استفاده از Excel و سایر نرم‌افزارهای مرتبط با گزارش‌دهی و تحلیل
- مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی:
- توانایی برقراری ارتباط مؤثر با تیم‌ها، مدیران ارشد و ذینفعان پروژه
- مهارت‌های رهبری و مدیریت تیم‌های چندوظیفه‌ای و بین‌بخشی
- توانایی در حل مشکلات و تصمیم‌گیری سریع در شرایط فشار
- توانایی در تحلیل و حل مسئله:
- تحلیل دقیق مسائل پروژه و یافتن راه‌حل‌های عملی برای مشکلات
- توانایی شناسایی ریسک‌ها و ارائه استراتژی‌های مقابله با آنها
- ویژگی‌های شخصی:
- دقت بالا در جزئیات و توانایی در کنترل کیفیت
- توانایی کار تحت فشار و انجام چندین کار به‌طور همزمان
- ذهنیت تحلیلی و توانایی ارزیابی داده‌ها به‌طور مؤثر
ویژگی‌های ضروری مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه
اولین و مهم‌ترین مهارت مورد نیاز، سازماندهی، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است. مدیر پروژه باید بتواند به‌خوبی اهداف پروژه را تعریف کرده، آن‌را به اجزای قابل دسترسی تقسیم‌بندی کند و سپس برای هر جزء برنامه ریزی دقیق و منسجمی ارایه دهد. مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان نیز از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های یک مدیر موفق است.
همچنین توانایی تفکر منطقی و حل‌مساله خلاقانه از ضروریات این شغل است. مدیر پروژه باید قادر باشد پیچیدگی‌های هر وظیفه را تجزیه و تحلیل کرده و راه‌حل‌های کارآمد و نوآورانه‌ای پیدا کند. توجه به جزئیات نیز از دیگر مهارت‌های مورد نیاز است؛ زیرا در جریان پیاده سازی پروژه، هر جزئی می‌تواند اثرات چشمگیری بر زمان، هزینه و کیفیت داشته باشد. از سوی دیگر، مهارت‌های ارتباطی و مذاکره‌ای قوی برای تعامل موثر با ذینفعان، تامین‌کنندگان و پیمانکاران پروژه نیز ضروری است. مدیر پروژه باید بتواند انتظارات و الزامات همه طرف‌های درگیر را شناسایی کرده و آنها را هماهنگ سازد.
درک درست مدیریت بودجه نیز یکی دیگر از مهارت‌های کلیدی مدیران پروژه است. آنها باید بتوانند هزینه‌های پروژه را به‌درستی برآورد کرده و از افزایش بی‌رویه و بدون برنامه آنها جلوگیری کنند. همچنین مدیر پروژه بایستی درک درستی از کسب و کار داشته باشد؛ چرا که ابعاد، چالش‌ها و دستاوردهای هر پروژه در صنایع مختلف متفاوت است. یک مدیر موفق، پیش از ورود به پروژه‌ای جدید، باید شناخت و تحلیل کاملی از آن صنعت کسب کند.
علاوه‌بر این، مهارت‌های فنی مرتبط با پروژه و همچنین مهارت‌های فناوری اطلاعات در سطح خوب برای استفاده از ابزارهای پیشرفته مدیریت پروژه مورد نیاز است.
مهارت های مورد نیاز مدیر کنترل پروژه
شرح وظایف کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارتند از:
- تسلط بر نرم افزارهای مدیریت پروژه: مدیر کنترل پروژه باید بتواند از ابزارهای مدیریت پروژه مانند MS Project، Primavera و غیره استفاده کند.
- تجزیه و تحلیل و گزارش دهی داده‌ها: این فرد باید توانایی تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه و ارائه گزارش‌های واضح و معنادار را داشته باشد.
- مدیریت ریسک: مدیر کنترل پروژه باید بتواند ریسک‌های پروژه را شناسایی، ارزیابی و مدیریت کند.
- مدیریت هزینه‌ها: داشتن مهارت در برآورد، برنامه ریزی و کنترل هزینه‌های پروژه از دیگر مسئولیت‌های این نقش است.
- مدیریت کیفیت و کنترل کیفی: ایجاد و اجرای برنامه‌های کیفیت پروژه برای حصول اطمینان از تحقق الزامات کیفی ضروری است.
- توسعه طرح های پروژه: طراحی و تدوین برنامه زمانبندی، ساختار شکست کار و دیگر اسناد پروژه از وظایف مدیر کنترل پروژه است.
- نظارت بر پیشرفت پروژه: این فرد باید بر پیشرفت پروژه نظارت داشته و انحرافات را شناسایی و اقدام اصلاحی انجام دهد.
- کنترل هزینه های پروژه: تحلیل و کنترل هزینه‌های پروژه از طریق ردیابی و مدیریت بودجه نیز از مهارت‌های اصلی این حوزه است. معمولا در رزومه مدیر کنترل پروژه به این موارد و مهارت‌های مربوطه اشاره می‌شود. همچنین، حقوق مدیر کنترل پروژه نیز براساس این توانمندی‌ها و مهارت‌ها تعیین خواهد شد.
به‌طور کلی، مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه همکاری تنگاتنگی با یکدیگر دارند تا پروژه را به‌صورت موفقیت آمیز به پایان برسانند. در این راستا، هرکدام از آنها دارای وظایف و مسئولیت‌های خاصی هستند. هلدینگ چابک (فناور بین‌الملل چابک) از سال 1397 شروع به‌کار کرد و برای حمایت از کسب و کارهای فناورانه راه‌اندازی شده است. این هلدینگ با تاسیس شرکت‌های زیرمجموعه به‌عنوان شرکت‌های دانش‌بنیان در حال توسعه و پیشرفت است.
منابع
