مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سمت ایجاد نتایج مشخص است. مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه مسئول سازماندهی، فعالیت‌های برنامه‌ریزی، نظارت بر اجرا و هدایت بوده و بااستفاده درست از منابع، نتایج مورد انتظار را با هزینه توافق شده در موعد مقرر تحویل می‌دهد.
امروزه نرم‌افزارهای رایانه‌ای ابزار مهمی در دست مدیران پروژه هستند که به آنها در زمانبندی، هزینه‌یابی و تحلیل چالش‌های پروژه کمک می‌کنند. ساعات کاری مدیران پروژه معمولا طبق ساعات کاری رایج است؛ اما گاهی برای به‌موقع انجام شدن پروژه‌ها نیاز به کار در ساعات بیشتر است. محل کار آنها معمولا در شرکت‌ها، سازمان‌ها یا محل پروژه است؛ اما گاهی نیاز به سفر کاری برای ملاقات با پیمانکاران و تامین‌کنندگان دارند. در صورت کار روی پروژه‌های ساخت و ساز، مدیران پروژه باید به‌طور مرتب به محل پروژه سر بزنند. در ادامه به بررسی شرح وظایف مدیر برنامه ریزی می‌پردازیم.
شرح وظایف مدیر برنامه ریزی
کسی که به‌عنوان مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه فعالیت می‌کند، وظایف مختلفی دارد که عبارتند از:
تحلیل نیازها و خواسته‌های مشتری/کارفرما
- ایجاد زبان مشترک میان همه ذینفعان پروژه
- توافق بر روی نتایج و دستاوردهای پروژه
برنامه‌ریزی پروژه
- توافق بر زمانبندی، هزینه‌ها و منابع مورد نیاز
- تقسیم پروژه به مراحل مختلف
- طراحی برنامه زمانبندی دقیق برای رسیدن به اهداف هر مرحله
هدایت و کنترل پروژه
- انتخاب و هدایت تیم پروژه که سبب افزایش بهره‌وری و انگیزه کارکنان و رشد می‌شود
- مذاکره با پیمانکاران و تامین‌کنندگان
- اطمینان از انجام به‌موقع هر مرحله مطابق با بودجه و استانداردهای کیفیت
- گزارش مرتب پیشرفت پروژه به مدیران ارشد/مشتری
- مدیریت چالش‌ها برای جلوگیری از تاخیر در پروژه
استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه
برای استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه، داشتن مهارت‌های مربوطه ضروری خواهد بود. مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه نقشی بسیار مهمی در موفقیت هر پروژه ایفا می‌کند. این شغل نیازمند مجموعه گسترده‌ای از مهارت‌ها و دانش‌های تخصصی است که فرد باید تسلط کافی بر آنها داشته باشد.
اولین و مهمترین مهارت مورد نیاز، سازماندهی، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است. مدیر پروژه باید بتواند به‌خوبی اهداف پروژه را تعریف کرده، آن‌را به اجزای قابل دسترسی تقسیم‌بندی کند و سپس برای هر جزء برنامه ریزی دقیق و منسجمی ارایه دهد. مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان نیز از جمله مهمترین ویژگی‌های یک مدیر موفق است.
همچنین توانایی تفکر منطقی و حل‌مساله خلاقانه از ضروریات این شغل است. مدیر پروژه باید قادر باشد پیچیدگی‌های هر وظیفه را تجزیه و تحلیل کرده و راه‌حل‌های کارآمد و نوآورانه‌ای پیدا کند. توجه به جزئیات نیز از دیگر مهارت‌های مورد نیاز است؛ زیرا در جریان پیاده سازی پروژه، هر جزئی می‌تواند اثرات چشمگیری بر زمان، هزینه و کیفیت داشته باشد. از سوی دیگر، مهارت‌های ارتباطی و مذاکره‌ای قوی برای تعامل موثر با ذینفعان، تامین‌کنندگان و پیمانکاران پروژه نیز ضروری است. مدیر پروژه باید بتواند انتظارات و الزامات همه طرف‌های درگیر را شناسایی کرده و آنها را هماهنگ سازد.
درک درست مدیریت بودجه نیز یکی دیگر از مهارت‌های کلیدی مدیران پروژه است. آنها باید بتوانند هزینه‌های پروژه را به‌درستی برآورد کرده و از افزایش بی‌رویه و بدون برنامه آنها جلوگیری کنند. همچنین مدیر پروژه بایستی درک درستی از کسب و کار داشته باشد؛ چرا که ابعاد، چالش‌ها و دستاوردهای هر پروژه در صنایع مختلف متفاوت است. یک مدیر موفق، پیش از ورود به پروژه‌ای جدید، باید شناخت و تحلیل کاملی از آن صنعت کسب کند.
علاوه‌بر این، مهارت‌های فنی مرتبط با پروژه و همچنین مهارت‌های فناوری اطلاعات در سطح خوب برای استفاده از ابزارهای پیشرفته مدیریت پروژه مورد نیاز است.
شرح وظایف کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه
کارشناس کنترل پروژه دارای مدرک تحصیلی مرتبط در مدیریت، مهندسی صنایع و کنترل پروژه در رشته مهندسی عمران است. وظایف اصلی او شامل برنامه ریزی پروژه، ارزیابی پیشرفت کار، تخمین و نظارت‌بر هزینه‌ها، و ارزیابی کیفیت پروژه مطابق با اهداف تعریف شده است.
برای انجام این مسئولیت‌ها، این کارشناس با مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه، سرپرستان و سایر متخصصان پروژه همکاری نزدیکی دارد. تیم‌سازی و ارتباط تیمی قوی یک مهارت کلیدی برای این نقش است که درنهایت به کاهش ریسک عملیاتی پروژه منجر می‌شود. شرح وظایف کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه به این صورت است:
- تهیه نمودارهای ماشین‌آلات و تجهیزات پروژه
- تهیه ساختار شکست کار پروژه (WBS)
- تهیه اوزان فیزیکی فعالیت‌های پروژه (Weight Factor)
- تهیه منحنی اس پروژه (Project S-Curve)
- تهیه نمودارهای نیروی انسانی پروژه
- تهیه برنامه زمانبندی پروژه (Project Schedule)
- ایجاد بانک اطلاعاتی احجام کاری پروژه
- تهیه نمودارهای مصالح کلیدی پروژه
- ایجاد بانک اطلاعاتی مدارک مهندسی پروژه (MDR)
- ایجاد بانک اطلاعاتی تجهیزات و ماشین‌آلات پروژه
- ایجاد بانک اطلاعاتی مصالح پروژه
مهارت های مورد نیاز کارشناس کنترل پروژه
برخی از مهمترین مهارت های مورد نیاز کارشناس کنترل پروژه عبارتند از:
- تسلط بر نرم افزارهای مدیریت پروژه: کارشناس کنترل پروژه باید بتواند از ابزارهای مدیریت پروژه مانند MS Project، Primavera و غیره استفاده کند.
- تجزیه و تحلیل و گزارش دهی داده‌ها: این فرد باید توانایی تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه و ارائه گزارش‌های واضح و معنادار را داشته باشد.
- مدیریت ریسک: کارشناس کنترل پروژه باید بتواند ریسک‌های پروژه را شناسایی، ارزیابی و مدیریت کند.
- مدیریت هزینه‌ها: داشتن مهارت در برآورد، برنامه ریزی و کنترل هزینه‌های پروژه از دیگر مسئولیت‌های این نقش است.
- مدیریت کیفیت و کنترل کیفی: ایجاد و اجرای برنامه‌های کیفیت پروژه برای حصول اطمینان از تحقق الزامات کیفی ضروری است.
- توسعه طرح های پروژه: طراحی و تدوین برنامه زمانبندی، ساختار شکست کار و دیگر اسناد پروژه از وظایف کارشناس کنترل پروژه است.
- نظارت بر پیشرفت پروژه: این فرد باید بر پیشرفت پروژه نظارت داشته و انحرافات را شناسایی و اقدام اصلاحی انجام دهد.
- کنترل هزینه های پروژه: تحلیل و کنترل هزینه‌های پروژه از طریق ردیابی و مدیریت بودجه نیز از مهارت‌های اصلی این حوزه است. معمولا در رزومه کارشناس کنترل پروژه به این موارد و مهارت‌های مربوطه اشاره می‌شود. همچنین، حقوق کارشناس کنترل پروژه نیز براساس این توانمندی‌ها و مهارت‌ها تعیین خواهد شد.
به‌طور کلی، مدیر و کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه همکاری تنگاتنگی با یکدیگر دارند تا پروژه را به‌صورت موفقیت آمیز به پایان برسانند. در این راستا، هرکدام از آنها دارای وظایف و مسئولیت‌های خاصی هستند. هلدینگ چابک (فناور بین‌الملل چابک) از سال 1397 شروع به‌کار کرد و برای حمایت از کسب و کارهای فناورانه راه‌اندازی شده است. این هلدینگ با تاسیس شرکت‌های زیرمجموعه به‌عنوان شرکت‌های دانش‌بنیان در حال توسعه و پیشرفت است. صاحبان کسب و کارهای مختلف می‌توانند از خدمات شرکت‌های مشاوره کاری حرفه‌ای استفاده کنند.
منابع
